Kleinigkeiten 3.0: Das Erstellt-Datum

Written by admin on 2. August 2007. Posted in AMS

Auch kleine Dinge können wichtig sein. So war etwa das Feld „Erstellt“, das in AMS einem Brief oder DMS-Dokument zu eigen ist, schon häufiger Gegenstand ungestümer Kritik von Anwenderseite.

Zuerst war es immer änderbar – was im Interesse der revisionssicheren Speicherung und einer korrekten Chronologie im Postbestand nicht ganz ok ist. Dann war es nie mehr änderbar – was aber immer dann ungünstig ist, wenn z.B. gescannte Dokumente mit korrektem Datum archiviert werden sollen (der Führerschein von 1992 soll auf 1992 datiert werden).

Dann war es nur im DMS-Eingangsordner unter „Titel / Kommentar“ änderbar; mehr eine Notlösung, denn eigentlich werden Dokumente meist erst beim Zuordnen geprüft.

Jetzt, mit Version 3.0, haben wir hoffentlich den Sollzustand erreicht:
* Das Erstellt-Datum kann geändert werden, wenn ein DMS-Dokument einem AMS-Objekt zugeordnet wird.
* Das Erstellt-Datum wird nur angezeigt, wenn ein DMS-Dokument oder ein Brief im Postbestand geöffnet wird.
* Das Erstellt-Datum wird beim Einlesen von DMS-Dateien aus dem Änderungsdatum der Datei gesetzt –
* Das Archivierungsdatum kann nie geändert werden und entspricht immer dem Tagesdatum zum Zeitpunkt der Zuordnung des DMS-Dokuments.
postbestand_archivierung.png

Mailintegration in AMS – Teil 2: Mailen aus AMS

Written by admin on 30. Juli 2007. Posted in AMS

Am Anfang des ersten Teils dieses Artikels stand schon die Feststellung, dass sich geschäftliche Korrespondenz immer weiter von der Papiervariante (schreiben, drucken, in den Umschlag, Briefmarke, in die Post) zur elektronischen Variante E-Mail entwickelt. Dieser Tatsache soll natürlich auch beim Verfassen von E-Mails aus AMS Rechnung getragen werden.

Im folgenden geht es um die alten und neuen Funktionen in AMS, die sich um das Verfassen von E-Mails drehen.

Neue Umfrage: Risikoanalysebögen in EU Doku +

Written by admin on 27. Juli 2007. Posted in EU Doku +

Liebe Anwender von EU Doku +: Geben Sie sich einen Ruck, helfen Sie der Gemeinschaft der Anwender, helfen Sie uns, sagen Sie uns Ihre Meinung – spielen Risikoanalysebögen in Ihrer täglichen Arbeit eine Rolle?

In EU Doku + sind die vom Arbeitskreis Vermittlerrichtlinie entwickelten Inhalte von Risikoanalysebögen integriert worden. Diese sind von Vertretern von Maklern, Servicegesellschaften und auch Verbraucherschützern gestaltet worden und recht umfangreich. Meine ganz persönliche Meinung dazu war immer gespalten: einerseits ist es natürlich tröstlich, alle Sachverhalte von haftungsrechtlicher Relevanz dem Kunden zu entlocken und schriftlich niederzulegen. Auf der anderen Seite fragt man sich aber: wer hat Zeit das alles zu fragen und zu beantworten? Und wenn alle Fragen gestellt (und alle Anforderungen auch noch mit „ja, das benötige ich“ beantwortet worden) sind: welche Produkte bleiben dann noch übrig – wo bleibt dann die vernünftige Kosten-/Nutzenabwägung, bei der der Makler seinen Kunden unterstützen sollte?

Rein technisch könnte man bei den Risikoanalysebögen wohl noch Verbesserungen vornehmen. Aber nutzen Sie die Bögen wirklich in Ihrer Arbeit? Ist die inhaltliche Struktur nicht zu umfangreich und zu unflexibel?

Bitte sagen Sie mir Ihre Meinung – kommentieren Sie diesen Artikel und klicken Sie auf die Umfrage (unten rechts).

Mailintegration in AMS – Teil 1: Archivierung

Written by admin on 23. Juli 2007. Posted in AMS

Manche Leute schauen mich komisch an, wenn ich behaupte, mein persönliches E-Mail-Archiv reicht bis 1994 zurück. Ja, das sind dreizehn Jahre – und es grenzt an ein Wunder, dass die archivierten E-Mails alle beteiligten Mailprogramme überlebt haben: Erst „elm“ und „pine“ unter SunOs, dann „pine“ unter Linux, dann verschiedene Installationen von Netscape Mail und Outlook Express, und jetzt Mozilla Thunderbird. Ich erspare mir an dieser Stelle die technischen Details, wie die Daten immer wieder transportiert und importiert wurden.

Tatsächlich ist es aber so, dass die Archivierung von E-Mails immer wichtiger wird. Warum? Erstens ersetzt E-Mail immer mehr den Briefverkehr – es ist so schnell und bequem, dass auch wichtige geschäftliche Korrespondenz über diesen Weg abgewickelt wird. Zweitens ist es aber so, dass die Dokumentation und Archivierung dieser Korrespondenz sehr wesentlich ist – schließlich würde man die Ordner mit seiner Papier-Korrespondenz auch nicht dem Zufall überlassen wollen, sie könnten ja mal Gegenstand einer gerichtlichen Auseinandersetzung werden …

Bei der Archivierung von E-Mails reicht es auch nicht aus, die Daten nur aufzuheben. Eine E-Mail auf einem Backup-Band in einem Banksafe zu haben ist zwar sehr tröstlich, aber auch sehr unpraktisch – zumindest dann, wenn keiner weiß, wo im Datenwust die Mail gespeichert ist oder ob es die Mail überhaupt gibt. Demnach ist die Auffindbarkeit der Daten neben der reinen Aufbewahrung der nächstwichtige Punkt.

In der Maklerkorrespondenz bietet es sich natürlich an, die E-Mail-Korrespondenz dort aufzubewahren, w die Kunden- und Vertragsakten sowieso schon leben – im AMS. Im folgenden soll es daher um Archivierungsthemen in AMS gehen.

Aufruf der „VEMA-Beratungskonzepte“ aus AMS.4

Written by admin on 13. Juli 2007. Posted in AMS, EU Doku +

Seit dem letzten Update 2.9.4.6107 ist sie verfügbar, aber noch kennen sie nicht alle: die Schnitstelle von AMS zu der Website der VEMA e.G., auf der es für VEMA-Mitglieder unter anderem Zugriff auf Beratungsprotokoll-Dienste und Produktvergleiche gibt. Die Schnittstelle ist für alle AMS-Anwender freigeschaltet, die unser Beratungsprotokoll EU Doku + erworben haben.

Nähere Informationen gibt es hier: Installationsanleitung für die VEMA-Schnittstelle

Ich verabschiede mich damit nach Schweden (dorthin: Kjugekull). Neues an dieser Stelle gibt es erst ab Mitte nächster Woche …

Windows Vista und AMS.4

Written by admin on 9. Juli 2007. Posted in AMS

Nachdem Windows Vista jetzt rund ein halbes Jahr auf dem Markt ist und sogar Bill Gates über die Verkaufszahlen von Windows Vista erfreut ist, lassen sich einige Erfahrungen über die Zusammenarbeit von Vista und AMS.4 berichten. Zwar arbeiten noch wenige AMS-Anwender mit Vista, aber auch wir können erfreut sein: AMS.4 läuft unter Vista. Abgesehen von zwei kleinen Problemen, die sich recht leicht umgehen lassen. Und diese Probleme sind bald auch von der Ursache her gelöst.

Neue Ideen für die Navigation in AMS-Datenbeständen

Written by admin on 3. Juli 2007. Posted in AMS

So könnte es aussehen. Ihre Meinung?

navigator.gif

Bei der guten Fee hat man drei Wünsche frei …

Written by admin on 2. Juli 2007. Posted in AMS

… bei der AMS-Weiterentwicklung würde das aber nicht ausreichen:

Das AssFiNET-Supportsystem zählt derzeit 276 Anwenderwünsche für AMS.4, die jeder für sich auf eine Erweiterung des Systems in die eine oder andere Richtung abzielen und in die Liste aufgenommen wurden (also technisch vermutlich realisierbar und für mehr als nur einen Anwender relevant).

Das Entwicklungsforum ist jetzt ein Blog

Written by admin on 10. Mai 2007. Posted in AssFiNET

Es wurde noch nicht offiziell verkündet, existiert aber schon seit Anfang des Jahres 2007: das „Entwicklungsforum“, das per Menüfunktion (Hilfe -> Support -> Entwicklungsforum) aus AMS.4 erreichbar ist. Das alte Forumsystem wurde jetzt durch ein Blog-System ersetzt, das Anforderungen besser entspricht.

Warum ein Blog?

Wir, die AssFiNET-Entwickler, möchten abseits der offiziellen Kommunikation im Rahmen von Update-Infos und Anwenderrundschreiben hier in etwas inoffiziellerer Forum von aktuellen Entwicklungen berichten und Feedback von den Anwendern unserer Software erhalten. Dazu bietet das Blog (kurz für Web Log) ideale Bedingungen: Wir können hier kurze Artikel und Umfragen online stellen. Sie können zu diesen Artikel Kommentare schreiben. Wir können auf diese Kommentare antworten – zumindest wenn es die Zeit zulässt.

Und, wie finden Sie das?

Ihre Meinung ist gefragt. Schreiben Sie einen Kommentar, wenn Sie uns etwas mitteilen wollen!

E-Mail und AMS

Written by admin on 9. Mai 2007. Posted in AMS

Zum Thema Mailintegration hatte ich schon im alten AMS-Entwicklungsforum zwei Prototypen online gestellt und um Feedback geben. In Kürze ging es um die folgenden beiden Themen:

  • Mail versenden: Hier ging es um die Abläufe zum Versand von in AMS erstellten Dokumenten per E-Mail, insbesondere wenn mehrere Anhänge an die E-Mail angehängt werden müssen.
  • Mail archivieren: Die Ablage von erhaltenen E-Mails in AMS soll verbessert werden. Dazu soll AMS auf Mails zugreifen, die im Mailsystem (z.B. Outlook) gespeichert sind.