Innovative Nutzung von AMS mit Tobit David

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assfinet

Hin und wieder berichten uns AMS-Anwender über interessante Anwendungsfälle, die sie durch Verbindung von AMS mit anderer Software – hier Tobit David – abbilden konnten. Diese Informationen gebe ich gerne weiter, damit auch andere Maklerbüros davon profitieren können:

1. Archivierung von ausgehenden Faxen und Fax-Serienbriefen

Brigitte Wutschke von W+P Versicherungsmakler schrieb:

ich habe gerade festgestellt das es möglich ist, TIF-Dateien aus David, über den gleichen Weg wie E-Mails ins AMS zu importieren. Der Serienbrief aus AMS lässt sich tatsächlich mittels der Variablen automatisch archivieren. Warum halten Sie damit hinter dem Berg?
Das ist doch einfach „Klasse“!
Einziger kleiner Schönheitsfehler ist, dass die TIF-Dateien nach dem Import, im David nicht in den Ablageordner gelegt werden. Das ist aber wirklich eine Kleinigkeit.

Wie funktioniert das?

• Über eine Variable kann von AMS aus ein Betreff an David übergeben werden. Dazu muss ein entsprechender Text in die Word-Vorlagen für AMS-Briefe eingebaut werden, mit dem die von AMS später zur Archivierung verwendete „Trackingnummer“ gesetzt wird. Verwenden Sie
  • für Briefe zu Verträgen:

    @@BETREFF [Chr(91) +"VERTRAG/"+(VERTRAG->AMSIDNR)+Chr(93)]@@

  • für Briefe an Kunden:

    @@BETREFF [Chr(91) +"KUNDE/"+(KUNDE->AMSIDNR)+Chr(93)]@@

  • für Briefe zu Schäden:

    @@BETREFF [Chr(91) +"SCHADEN/"+(SCHADEN->AMSIDNR)+Chr(93)]@@

  • für Briefe an Gesellschaften:

    @@BETREFF [Chr(91) +"GESELL/"+(GESELL->AMSIDNR)+Chr(93)]@@

  • für Briefe an Vermittler:

    @@BETREFF [Chr(91) +"VERMIT/"+(VERMIT->AMSIDNR)+Chr(93)] @@

  Welche Variante verwendet wird, hängt davon ab, wo das Fax später archiviert werden soll – beim Vertrag, Kunden, Schaden, oder bei Gesellschaft, Vermittler.

• Nun werden die Briefe/Serienbriefe geschrieben (AMS füllt hierbei den @@BETREFF-Text aus, so dass im fertigen Brief z.B. steht „@@BETREFF [VERTRAG/012345678912345]@@). Danach läuft der Faxversand in David wie üblich durch.
• Nun sollen die versandten Faxe über die AMS-Mailarchivierung eingelesen werden. Dazu muss vorher schon in AMS die Mailarchivierung aus David eingerichtet worden sein (Auswahl eines „Archivierungsordners“ in David, aus dem AMS die Einträge einliest). Wenn nun die versendeten Faxe in den Archivierungsordner verschoben werden, kann AMS sie anschließend einlesen (Dokumenteneingang -> E-Mail Schnitttelle -> E-Mail importieren).
• Das war es auch schon: AMS liest nun die einzelnen Faxe ein und schaut dabei in den Betreff, um eine Archivierungsmöglichkeit zu finden. Dabei wird die Trackingnummer gefunden, die vorher im Formular gesetzt wurde und jeweils eine eindeutige Nummer für den betreffenden Kunden/Vertrag/… enthält. Somit weiß AMS, wo das Fax zu archivieren ist – der entsprechende Archivierungsvorschlag wird gesetzt und man kann die Faxe mit jeweils einem Mausklick ablegen.

Vielen Dank an die Erfinderin dieser innovativen Methode. Es würde mich freuen, wenn weitere AMS-Anwender das ausprobieren und mir ihre Erfahrungen schildern würden.

2. Zugriff auf AMS-Adressen direkt aus David

Hubertus Rehbaum schrieb:

Da sie ja auch mit AMS4 Tobit David (z.B. in der Synchronisation von Terminen) unterstützen, wollte ich mich erkundigen, ob Sie auch Erfahrungen im Zugriff auf die Datenbanken vom InfoCenter aus haben. Über ODBC lässt sich auch über Tobit auf die Firebird-Datenbank zugreifen und z.B. die Kundendatenbank in die Adressen integrieren. Dies habe ich mit einem gesicherten Datenbestand ausprobiert und war von der Funktion sehr überzeugt. Man hat alle seine Kunden in seine Kommunikationsanwendung und kann sich somit eine doppelte Verwaltung der Adressen ersparen. Aus Sicherheitsgründen habe ich den Zugriff auf Lesezugriff begrenzt. Die notwendige Konfiguration habe ich hieraus abgeleitet:
http://rss.tobit.com/VideoCast.asp?castident={13811267-8CF8-442B-A483-3E28EAC1F196}

Das ist sicher eine sehr praktische Sache. Es ist aber ein wenig Vorsicht geboten, und daher möchte ich einie Worte der Warnung sprechen (auch im Auftrag meiner Kollegen vom Support, die im Falle von Datenbankproblemen nicht helfen können, wenn die Probleme solchen direkten Datenbankschnittstellen herrühren):

• Erlauben Sie keinesfalls Schreibzugriffe auf eine AMS-Datenbank aus einer Fremdsoftware heraus. Damit setzen Sie sich über eine Vielzahl von Automatismen und Sicherheitsmaßnahmen in AMS hinweg, die die Integrität der Datenbank sichern – mittel- und langfristig werden damit immer gravierende Schäden ausgelöst, die später praktisch nicht mehr zu korrigieren sind. „You have been warned!“
• Auch Lesezugriff können heikel sein, je nachdem was für einen Datenbanktreiber Sie verwenden. Um sicher zu gehen, richten Sie die Datenbankschnittstelle auf einer Sicherheitskopie der AMS-Datenbank ein, die dann regelmäßig aktualisiert werden sollte. So sind keine Schäden an der Produktiv-Datenbank zu befürchten.
• Unsere Mitarbeiter im Support sind zwar wahre Monumente des Wissens, der Hilfsbereitschaft und der Technikkompetenz. Trotzdem gibt es Dinge, bei denen sie nicht helfen können. Zum Beispiel technische aufwendige Schnittstellen wie die hier beschriebene, die jedes Mal anders eingerichtet werden müssen. Bitte lösen Sie auftretende Probleme mit Ihrem Systembetreuer – er kennt Ihr Netzwerk und Ihre Programme besser als wir.