Kampf dem Scannen!

Written by admin on 23. September 2009. Posted in AMS, BiPRO

In dieser an Wahlkampfparolen reichen Zeit besteht kein Mangel an Forderungen aller Art. Alles, so wird einem versprochen, wird besser – und zwar ohne, dass irgendwo eingespart wird oder Steuern erhöht werden müssen. Da wollen wir uns natürlich dem Zeitgeist nicht entziehen und stimmen in die utopistischen Heilsversprechen mit ein.

Da wir uns aber als Hersteller von Maklerverwaltungssoftware nur mit ganz eng eingegrenzten, dafür aber umso besser beschreibbaren Problemen befassen, sind unsere Utopien etwas bescheidenerer Natur. Zum Beispiel möchten wir hunderte und tausende von Menschen von der Ödnis des täglichen Scannens von hunderten und tausenden Dokumenten erlösen. Nur ganz besonderen Persönlichkeiten ist es ein inneres Bedürfnis, jeden Tag Papierstapel zu sortieren, auf den Scanner zu legen, durchzulesen, Kunden oder Verträgen zuzuordnen, zu archivieren und Arbeitsanweisungen oder Termine dafür zu erstellen. Viele Leute fragen sich eher, warum es den Ausdruck der Dokumente auf Papier und den physikalischen Transport überhaupt noch gibt,  wenn die Dokumente beim Erzeuger ursprünglich als Daten vorhanden waren und am Ende wieder zu Daten werden sollen – und wie es einfacher gehen könnte.

Also: Was wäre, wenn der Schriftwechsel von Versicherern, der zu 90% in Kopie dem Makler ebenfalls zugesandt wird, elektronisch abgeholt und automatisch in der Verwaltung des Maklers abgelegt werden könnte? Dann könnte man sich das Scannen der Policen und Nachträge sparen, und mühelos den ganzen weiteren Schriftwechsel des Versicherers direkt griffbereit in der Verwaltung haben.

Dieses Verfahren zu etablieren verspricht die BiPRO-Norm „Übertragung von Dokumenten und GDV-Daten“, von der an dieser Stelle schon häufiger die Rede war. Die Funktionalität zum Empfangen und automatischen Zuordnen von Dokumenten ist in AMS.4 schon seit einiger Zeit vorhanden, aber die Dokumentquellen – die Versicherer – sprudeln noch nicht wirklich ergiebig.

Gerade heute fand aber ein erneutes Treffen statt, bei dem weitere Versicherer konkrete Absichten offenbart haben, das Verfahren zur Übertragung von Dokumenten zu unterstützen. Schon bald wird es die ersten „produktiven“ Partner geben, und zu dem Zeitpunkt werden wir bei AssFiNET zum Aufbruch blasen und die Idee in der Breite bewerben. Solange das noch nicht der Fall ist, bleiben uns nur die Mittel der Politik: die Leidenden zum Durchhalten ermutigen und versprechen, das bald alles besser wird. Ehrlich!

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Comments (3)

  • Christian Wichmann
    23. September 2009 at 16:38 |

    Hallo Herr Bodenstein,
    ich freue mich über jede Vertragskopie, die ich als Pdf-Dokument erhalte. Diese sparen Zeit und auch Platz, denn die Dokumente sind in Regel schlanker. Ausnahmen bestätigen die Regel.

    Doch sehr unangenehm finde ich die sogenannten Wasserzeichen oder ähnliche Zeichen im Pdf-Dokument, als wenn man diese fälschen würde. Noch besser sind die Gesellschaften, die ihre Dokumente mit Passwort sichern. Da kann es passieren, dass diese Dolumente irgendwann durch Systemänderung/Modellwechsel nicht mehr lesbar sind. Darauf sollte auch Einfluß genommen werden.

    Mit freundlichen Grüßen
    Christian Wichmann

  • 5. November 2010 at 18:10 |

    In der Praxis ist für mich bezügl. des Dokumenteneingangs folgendes Problem aufgetreten, von dem ich vermute, dass es entweder jetzt schon oder perspektivisch alle Kollegen betreffen wird.
    Wir haben im AMS einen „Posteingang“.
    Über diesen Posteingang läuft im Prinzip alles, was elektronisch in der Kundenverwaltung im Bereich Dokumente archiviert werden muss.
    Das Problem liegt darin, dass wir auf der einen Seite, beispielsweise im Bereich der Archivierung von E-Mails, Dokumente für Vorgänge archivieren, die mit der Archivierung erledigt sind bzw. mindestens bearbeitet sind.
    Wenn ich aber den tatsächlichen Posteingang ebenfalls elektronisch bearbeiten möchte und neue, noch nicht bearbeitet Vorgänge, einscanne (oder elektronisch vom Versicherer bekomme) und an die Mitarbeiter schicke, befinden sich automatisch im Posteingang sowohl erledigte Vorgänge, die nur noch abgelegt werden müssen, als auch nicht erledigte Vorgänge. Dabei habe ich keine Möglichkeit sie unterschiedlich zu kennzeichnen.
    Hier, so denke ich, muss eine Lösung gefunden werden die den gesamten Bereich nicht nur datenbanktechnisch betrachtet, sondern eher prozessorientiert durchleuchtet und abbildet.
    Es wäre schön, wenn Sie diese Frage bzw. Anregung möglichst bald umsetzen könnten.
    Sollte ich mit meiner Einschätzung vollkommen daneben liegen und irgendwo im System bereits die Möglichkeit dieser Differenzierung existieren, ohne das ich sie gesehen habe, bitte ich um kurze Rückmeldung.

    Vielen Dank und einen schönen Gruß

    Heiner Stede

  • Marc Rindermann
    26. Januar 2011 at 15:51 |

    Hallo Herr Stede,

    besser spät als nie beantworte ich Ihre Anfrage:

    Mit dem jetzt anstehenden Update werden die zentralen Funktionen des Posteingangs sogar noch um Email-Funktionalitäten erwitert.

    Im darauffolgenden Update im Sommer diesen Jahres werden wir uns dann intensiv mit Bearbeitungsprozessen im AMS.4 auseinander setzen. Es wird eine Vorgangsverwaltung geben, mit denen Bearbeitungsprozese im Unternehmen besser gesteuert werden können.

    Sollten Sie Interesse haben, das Konzept näher kennen zu lernen, wenden Sie sich gerne an mich. Ich würde Ihnen dann Unterlagen zur Verfügung stellen.

    Viele Grüße
    Marc Rindermann

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