Momente im Leben eines Dokuments

Written by admin on 10. September 2009. Posted in AMS

Dokumente und Briefe sind wichtige Unterlagen, deren Lebensweg sich zu verfolgen lohnt. Schließlich lässt sich unter Umständen anhand der Daten zu einem Dokument oder Brief belegen, dass eine bestimmte Aktivität stattgefunden hat oder wann ein Schreiben eingegangen ist.

Deshalb werden bestimmte Momente im Leben von Dokumenten und Briefen in AMS als Datumsfelder festgehalten. Dies sind im einzelnen:

  • Erstellt„: Wann wurde die erste Version erstellt?
  • Archiviert„: Wann wurde die Unterlage in AMS abgelegt?
  • Bearbeitet„: Wann wurde der Brief zuletzt bearbeitet?

Briefe und Dokumente werden in AMS zusammen im „Postbestand“ abgelegt, damit sowohl für eingehende wie auch für ausgehende Unterlagen eine vollständige Akte entsteht. Briefe und Dokumente unterscheiden sich aber in einem wichtigen Punkt: Aus AMS erstellte Briefe lassen sich immer nachträglich bearbeiten (es sei denn, sie wurden als PDF abgelegt), Dokumente hingegen können nicht bearbeitet werden.

Für Briefe sind „Archiviert“-Datum und „Erstellt“-Datum also immer gleich – sie werden direkt bei Erstellung archiviert. Sie können mehrfach bearbeitet werden, aber nur das letzte Bearbeitungsdatum (und der letzte Bearbeiter) wird gespeichert.

lebenbrief

Bei Dokumenten, die zunächst als Datei nach AMS eingelesen werden, sieht es anders aus. Als „Archiviert“-Datum gilt dort immer das Tagesdatum, an dem das Dokument eingelesen wird. Das „Erstellt“-Datum liegt aber in der Praxis immer vor dem Archivierungsdatum. Es wird zunächst aus dem Änderungsdatum der Datei vorbelegt, kann aber bei der Archivierung noch per Hand überschrieben werden (um z.B. das Datum des Eingegangen-Stempels zu verwenden).

lebendokument

Das „Erstellt“-Datum kann weder bei Briefen noch bei Dokumenten nachträglich geändert werden. Es soll damit verhindert werden, dass die Chronologie nachträglich durcheinander gebracht werden kann; der AMS-Postbestand gewinnt damit an Aussagekraft.

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