„Früher war alles besser“. Vor allem damals, als E-Mail noch nicht weit verbreitet war. Da wurden Briefe oder Faxe versendet, wenn man etwas mitzuteilen hatte, und Dateiformate spielten keine Rolle: Beim Empfänger kam das Schreiben einfach als Papierdokument an, und als AMS-Anwender konnte man das Schreiben im eigenen Archiv als Word-Datei im RTF-Format ablegen.
Dann kam E-Mail, und die Frage der Dateiformate.
„Soll ich meinen Inhalt direkt in den Nachrichtentext der E-Mail schreiben? Oder doch lieber als Dateianhang? Wenn ich einen Dateianhang schicke, welche Formate kann der Empfänger wohl lesen? Hat er einen Acrobat Reader, um PDF-Dateien zu lesen? Wird der Inhalt wohl richtig angezeigt, wenn ich die Datei im RTF-Format sende und der Empfänger nicht Microsoft Word sondern ein anderes Programm zur Anzeige nutzt?“
Und, nicht ganz unwichtig: Wie steht es mit der Veränderbarkeit der Datei? Ein Empfänger könnte ja theoretisch den Dateiinhalt manipulieren, und später stünde was den Inhalt angeht Aussage gegen Aussage.
Jeder löst diese Probleme unterschiedlich. Glücklicherweise unterstützt AMS beim Mailen aus dem System heraus seit geraumer Zeit unterschiedliche Möglichkeiten:
- Wenn ein Brief in Word geschrieben wird, kann er als RTF-Datei an eine E-Mail angehängt werden.
- Wird die Option „Erstes RTF-Dokument als Mailtext statt als RTF senden“ aktiviert, kann der gleiche Inhalt auch als Mailtext statt als angehängte Datei gesendet werden (unter Verlust von aufwendiger Formatierung – reiner Mailtext).
- Da jegliche in DMS archivierte Dateien an eine E-Mail aus AMS angehängt werden können, können auch beliebige andere Dateiformate mittransportiert werden, die vorher als Datei vorhanden waren.
Was fehlt also? Richtig: die Möglichkeit, ein in Word erstelltes Schreiben direkt als PDF-Datei an eine E-Mail anzuhängen. Diese Frage hören unsere Support-Mitarbeiter häufiger, und die derzeit empfohlene Lösung ist folgende:
- Installieren Sie einen PDF-Druckertreiber (z.B. PDFFactory, erhältlich bei http://www.context-gmbh.de/)
- Erstellen Sie das Schreiben in Word und drucken Sie es in eine PDF-Datei (damit gibt es übrigens auch die Möglichkeit, Druckausgaben mehrerer Programme in eine einzige PDF-Datei zu bündeln: siehe Artikel in diesem Blog)
- Hängen Sie die erstellte PDF-Datei an die E-Mail an.
Regelmäßig werden wir gefragt, ob das nicht auch schöner und ohne Zusatzsoftware ginge. Die Antwort ist regelmäßig: nein, denn AMS kann die RTF-Dateien nicht selber in eine PDF-Datei drucken – dafür müsste die gesamte Layout-Logik von Word nachgebaut werden (der Programmcode, der die Beschreibung eines Dokumenttexts in eine gedruckte Seite mit Layout und Bildern verwandelt). Da AssFiNET Microsoft weder Konkurrenz machen kann noch will, ist das nicht möglich. Es muss also immer Fremdsoftware benutzt werden, um den Sprung von RTF nach PDF zu schaffen.
Die gute Nachricht: Sowohl Microsoft Word 2007 (mit dem zusätzlich herunterzuladenen PDF-Plugin) wie auch der Konkurrent OpenOffice (www.openoffice.org) können PDF-Dateien direkt erzeugen. Derzeit bauen wir für diejenigen, die eins der beiden Produkte einsetzen, eine Unterstützung für den PDF-Druck in AMS.4 ein. Dann kann aus AMS heraus ein Brief in Word oder OpenOffice geschrieben werden, der beim Sender de E-Mail aus AMS direkt in PDF umgewandelt wird.
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