Haben Sie das schon erlebt? In einer Liste (z.B. zu druckende Rechnungen) sollte ein bestimmter Datensatz eigentlich erscheinen, aber er fehlt. Jetzt beginnt die Suche, woran es liegen kann – es gibt ja nicht wenige Einstellungsmöglichkeiten für Verträge, mit denen das Verhalten von AMS.4 angepasst werden kann.
Für solche Gelegenheiten kommen hier zwei Checklisten für das neue Rechnungswesen, die zukünftig (mit einigen anderen Erweiterungen) in der AMS.4 Hilfe zu finden sein werden:
Was tun, wenn eine erstellte Rechnung nicht unter „Rechnungen/Mahnungen drucken“ erscheint?
Die folgenden Punkte sollten geprüft werden:
- Wurde die Rechnung bereits gedruckt? Das kann durch Selektion der Rechnung im Abrechnungsjournal geprüft werden – bei einer noch nicht gedruckten Rechnung muss das Feld „Druckdatum“ leer sein.
- Ist am Vertrag das Merkmal „RG-Druckstop“ (Abschnitt „Sonstiges“) gesetzt? Wenn ja, werden zu diesem Vertrag grundsätzlich keine Rechnungen gedruckt (z.B. für Dauerrechnungen).
- Liegt das Fälligkeitsdatum der gesuchten Rechnung möglicherweise nach dem in der Selektion angegeben letzten Fälligkeitsdatum?
- Wurde die Selektion der Rechnungen auf bestimmte Zahlungsarten oder Empfänger eingeschränkt?
Was tun, wenn eine erwartete Fälligkeit nicht in der Liste unter „Inkassofälligkeiten buchen“ auftaucht?
Die folgenden Punkte können geprüft werden:
- Ist im betreffenden Vertrag unter „Grunddaten“ das Häkchen für „Inkasso“ gesetzt?
- Ist im betreffenden Vertrag unter „Provisionen“ über die Felder „Prämienrechnungen ab“ und „Prämienrechnungen bis“ der Zeitraum eingeschränkt, in dem für den Vertrag Fälligkeiten gebucht werden können?
- Stimmen im Vertrag Zahlweise und Ablaufdatum? Die Fälligkeiten werden vom Ablaufdatum ausgehend je nach Zahlweise berechnet, z.B. bei Ablauf 1.10. und vierteljährlicher Zahlweise die Fälligkeiten 1.10., 1.7., 1.4., und 1.1.
- Ist die Selektion der Fälligkeiten unter „Inkassofälligkeiten buchen“ auf bestimmte Verträge (z.B. Sparte, Kunde, …) oder einen bestimmten Zeitraum eingeschränkt?