Was dem Segelflieger die Thermik, das ist so manchem Versicherungsvermittler die Dynamik: ein warmer Luftstrom, der ohne eigenes Zutun in die Höhe treibt.
Verträge, die sich innerhalb der Laufzeit automatisch erhöhen, sind eine angenehme Sache für den Vermittler. Dessen Leistung, den Vertrag am Leben zu behalten und den Kunden zur Annahme der Dynamik zu bewegen, wird ja provisioniert. Wie aber wird die Dynamik-Provision in AMS abgebildet? Ich stelle hier einige grundlegende Techniken in AMS dar – Grundlage ist das „Rechnungswesen-Neu“ in AMS.4; leider sind einige der Möglichkeiten im aus AMS32 übernommenen „Rechnungswesen-Classic“ nicht verfügbar.
Warum überhaupt Provisionen buchen?
Wer seine Provisionen nicht mit Untervermittlern teilen muss, ist fein raus. Er kann sich nicht nur den ganzen Betrag in die Tasche stecken, sondern er spart sich auch den Buchungs- und Abrechnungsaufwand: Im Prinzip kann er die erhaltenen Provisionsbeträge einfach entgegennehmen und vergessen.
Wer allerdings sichergehen will, dass alle Provisionen wirklich gezahlt wurden (auch die Dynamikprovisionen), und später auswerten will, für welche Kunden und Verträge wieviel Provision kassiert wurde, für den ist aber doch die Beschäftigung mit den Buchungsfunktionen in AMS sinnvoll.
Spätestens dann, wenn Untervermittler ihren Provisionsanteil bekommen sollen, ist die Buchung der Dynamikprovisionen unerlässlich.
Glücklicherweise ist die Verwaltung dafür aber nicht so kompliziert – solange man nicht so arbeitet wie die Versicherer: diese führen typischerweise auf ihren Provisionsabrechnung jede Dynamik als separaten Vertrag mit separaten Provisionsanteilen auf. Wer versucht, dies in AMS ebenfalls durch Anlage entsprechender Einzelverträge nachzubilden, macht sich möglicherweise nur das Leben schwer. Es entstünde in AMS eine Menge von Verträgen, die für den Kunden völlig uninteressant ist. Für die Übersicht ist es viel besser, wenn die neuen Summen im ursprünglichen Vertrag eingetragen (alte Werte in die Historie!). Da der Kunde über die Annahme der Dynamik entscheidet, erhöht AMS allerdings die Summen in Dynamikverträgen nicht automatisch im Rahmen der jährlichen Vertragsanpassung bzw. -verlängerung. Die Summen in Verträgen, bei denen Dynamik angenommen wurde, müssen also manuell auf Basis der erhaltenen Nachträge aktualisiert werden.
Das ist auch deshalb wichtig, weil sich durch die Erhöhung die Folgeprovision ändern kann – für die Provisionskontrolle ist also ein aktueller Stand des Vertrages in AMS notwendig.
Fälligkeiten für Dynamikprovisionen automatisch berechnen lassen
Die AMS-Provisionskontrolle kann eine Liste von allen potentiellen Dynamikprovisionen erstellen, die noch nicht gebucht wurden. Dazu muss bei allen relevanten Verträgen das Häkchen für „Dynamik“ gesetzt worden sein:
Der Klick auf die Provisionsart „DY“ in der Provisionskontrolle fördert nun alle noch nicht gebuchten Dynamikprovisionen für solche Verträge im gewählten Zeitraum zu tage. Da AMS die Provisionsberechnung der Versicherer nicht nachbilden kann, ist der Betrag immer erstmal 0 und der vom Versicherer mitgeteilte Betrag muss bei Buchung der Provision eingegeben werden. Aber immerhin kann so kontrolliert werden, ob alle Dynamikprovisionen gezahlt wurden.
Dynamikprovisionen über „AP-Ansprüche“ vormerken
Eine Alternative zum vorher geschilderten Verfahren: sobald vom Versicherer eine Mitteilung über Dynamikerhöhung eines Vertrags erhalten wurde, kann diese Information als „AP-Anspruch“ im AMS-Vertrag hinterlegt werden. Das dortige Menü „Bearbeiten->AP-Ansprüche“ führt bei Neuanlage zu folgendem Bild:
Hier eingegebene Ansprüche aus Dynamiken erscheinen später ebenfalls in der Provisionskontrolle unter der Rubrik „DY“. Der Unterschied zu den automatisch von AMS generierten DY-Fälligkeiten besteht darin, dass die aus AP-Ansprüchen generierten Fälligkeiten einen Betrag haben – dieser wurde ja, zusammen mit der Bewertungssumme, vorher eingegeben. Eine Kontrolle der Provisionen ist somit auch der Höhe nach möglich.
Dynamikprovisionen mit Stornoreserve
Bei der Buchung von Dynamikprovisionen kann AMS das Stornoreserve-Informationsfeld bei der Gesellschaft anpassen. Viel wichtiger ist jedoch, dass die Zeiträume, in denen die Provisionen „verdient“ werden, auch für Dynamik-APs nachgehalten werden. Wenn also im Vertrag ein Stornohaftungsmodell eingetragen ist (z.B. alle Provisionen für diesen Vertrag gelten innerhalb von 24 Monaten verdient, oder müssen bei Storno in den ersten 6 Monaten komplett zurückgezahlt werden, oder werden mit 50% Prämie verdient), so gilt dieses Stornohaftungsmodell auch für die gebuchte Dynamikprovision. Über den Menüpunkt „Stornorisiko“ in AMS kann somit gegenüber der Gesellschaft wie auch gegenüber Untervermittlern nachgehalten werden, welche Provisionsanteile bereits verdient sind und welche noch im Stornorisiko sind – sehr gut geeignet auch zum Vergleich mit dem Stand der jeweiligen Stornoreservekonten.
Ratierlich ausgezahlte Dynamikprovisionen
Wird eine Dynamikprovision nicht auf einmal, sondern in Raten ausgezahlt, kann AMS auch das nachhalten.
Das zugrundeliegende Denkmodell: der gesamte Provisionsbetrag wird in zwei Teile aufgeteilt. Der erste Teil ist der, der direkt ausgezahlt wurde (z.B. die erste Rate) und wird im Buchungsdialog unter „Provisionsbetrag“ eingetragen. Der zweite Teil ist der noch fehlende Teil, der nun ratierlich weiter ausgezahlt wird. Dieser Betrag wird unter „Provisionsdifferenz“ eingetragen. Sobald die Provision nun gebucht wurde, wird der fehlende (ratierlich zu zahlende) Anteil in AMS gespeichert und ab dem eingebenen Datum („Zahlung erwartet ab“) immer wieder in der Provisionskontrolle unter „Fälligkeiten buchen -> ratierliche AP buchen“ zur Wiedervorlage gebracht.
Folgeprovision auf Dynamik
Wird auf Dynamiken neben der Dynamik-AP auch eine Folgeprovision gezahlt, wird die Abrechnung des Versicherers erstmal unübersichtlicher, da nun für den gleichen Vertrag mehrere Folgeprovisionsbeträge ausgewiesen werden. Zwar könnte man, wie oben geschildert, durch Anlage von mehreren AMS-Verträgen versuchen, genau diese Provisionsbeträge in der Provisionskontrolle zu erzeugen. Meiner Ansicht nach dürfte hier aber das Aufwand-zu-Nutzen-Verhältnis im deutlichen Ungleichgewicht stehen: viel einfacher dürfte es sein, die zu einem einzelnen Vertrag vom Versicherer mitgeteilten Provisionsbeträge zu summieren und gesammelt in AMS zu einem einzigen Vertrag auszubuchen.
Fazit
AMS kann viel, was die Verwaltung von Dynamik angeht. So viel, dass ein paar Seiten braucht, um alle Möglichkeiten zu beschreiben. Fehlt trotzdem noch etwas oder ist im Artikel etwas falsch? Dann bitte ich um Rückmeldung über die Kommentarfunktion!