Archive for Februar, 2011

NEU: Email-Empfang und Archivierung im AMS – einfach, schnell und sicher mit DMS

Written by Marc Rindermann on 21. Februar 2011. Posted in AMS, DMS

DMS archiviert Ihre Emails und Papierdokumente zentral in der AMS.4-Datenbank und stellt diese einfach und schnell per Mausklick berechtigten Mitarbeitern zur Verfügung. Mit DMS minimieren Sie den Aufwand Ihrer Dokumenten-Verwaltung und maximieren gleichzeitig die Bearbeitungsgeschwindigkeit Ihrer bisher papiergebundenen Arbeitsabläufe.

Verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick über die DMS-Highlights, sehen Sie sich einen kurzen Präsentationsfilm an oder reservieren Sie sich als Interessent Ihren Webinar-Termin direkt über unsere Website:

Ein Jubiläum und ein Update

Written by admin on 14. Februar 2011. Posted in AMS

Heute vor 65 Jahren wurde der Öffentlichkeit der erste rein elektronische Universalrechner ENIAC vorgestellt. Viel Wasser ist seitdem (nicht nur) den Rhein heruntergeflossen und wir durften viele technische Fortschritte miterleben, die unser tägliches Leben spannender und unser aller Arbeit leichter machten.

Auch wir bei AssFiNET haben uns auf die Fahne geschrieben, mit dem ab heute verfügbaren Release von AMS.4 unseren Anwendern die tägliche Arbeit ein klein wenig leichter zu machen. So steht das ab sofort verfügbare Update auf die Version 5.0 ganz im Zeichen der Kommunikation und beinhaltet umfangreiche Erweiterungen im Bereich der Email-Funktionalität, des Dokumentenmanagements und damit einhergehend der Zugriffsrechte auf Dokumente.

Mit der Integration eines Email-Clients in AMS.4 bietet schon die Basisversion die Möglichkeit, aus AMS.4 heraus Emails zu versenden.

Anwender mit lizenziertem Modul DMS können darüber hinaus von einer erweiterten Email-Unterstützung profitieren:

  • Es ist nun möglich aus dem AMS heraus Mails an alle im AMS vorhandenen Kontakte zu schreiben und diese auch im AMS zu archivieren.
  • Ebenfalls ist es einfach möglich, Mails mit AMS von einem POP3-Server abzurufen und diese im DMS-Posteingang zu verwalten. Hier stehen die üblichen Funktionen wie die Zuordnung zu Kunden/Verträgen zur Verfügung.
  • Ausgehende Mails können mit einer Vorgangsnummer versehen werden – diese ermöglicht die Zuordnung von Antworten zu aus dem AMS geschrieben Mails.
  • Zusätzlich wurde eine Serienmailfunktionalität in AMS integriert, über die „Freien Selektionen“ bzw. die Vertragsliste kann nun eine Serienmail an alle selektierten Kontakte geschrieben werden. Diese Serienmails werden im AMS ebenfalls archiviert.
  • Im Sinne des papierlosen Büros besteht nun ebenfalls die Möglichkeit, aus dem AMS erzeugte Abrechnungen als optional passwortgeschütztes PDF via Email zu versenden.
  • Um den Umgang mit den Dokumenten im DMS-Posteingang und dem Postbestand zu vereinfachen wurde eine Dokumentenvorschau integriert. Die Vorschau zeigt ein verkleinertes Bild des ausgewählten Dokumentes an und erleichtert die Suche in den Listen. Zusätzlich wurde der DMS-Posteingang um weitere Möglichkeiten zur Selektion erweitert, insbesondere kann aus den für den Benutzer verfügbaren DMS-Posteingängen gewählt werden und es kann nach der Mailadresse/Titel, dem Eingangsdatum und der Vorgangsnummer gesucht werden.

Im Rahmen der Einführung von im AMS integrierten Mailfunktionen wurde auch ein umfassendes Rechtesystem für die im AMS archivierten Dokumente eingeführt. Sie haben jetzt die Möglichkeit zu steuern, welche Benutzer Zugriff auf ein im AMS archiviertes Dokument haben sollen. Darüber hinaus kann der DMS-Postbestand eines Benutzers für den Zugriff durch andere Benutzer freigegeben werden, dieses geschieht ebenfalls über die Zugriffsrechte und ermöglicht z.B. eine zentrale Eingangsbox für Dokumente auf die durch mehrere Benutzer zugegriffen werden kann.

Darüber hinaus gibt es auch in diesem Release wieder viele Detailverbesserungen:

  • Aktuelle Informationen rund um die AssFiNET werden jetzt im Programm als RSS-Feed dargestellt (siehe auch http://blog.assfinet.de/?p=665)
  • Die drei Beschreibungsfelder für den Hergang eines Schadens wurden zu einem Feld zusammengefasst.
  • Die Feldbezeichnungen der eigendefinierten Sparten werden jetzt auch im Vertragsspiegel ausgewiesen.
  • Freie Selektion wurde um die Auswahlmöglichkeit „Groß-/Kleinschreibung ignorieren“ erweitert.
  • Im globalen Änderungsjournal gibt es jetzt einen GeheZu-Button, der den direkten Sprung zum ausgewählten Datensatz ermöglicht.
  • Das Abrechnungsjournal und die OP-Liste zeigen nun an ob es sich bei der aktuellen Position um eine Erstprämienrechnung handelt.
  • Am Vertrag können jetzt der Antrag, die Police und der letzte Nachtrag als Link zu einem Dokument aus dem Postbestand des Vertrags definiert werden. Somit gestaltet sich der Zugriff auf diese Dokumente einfacher und schneller.
  • Initialisierung der TAPI-Schnittstelle beschleunigt
  • Optimierung der Schnittstelle zu Microsoft Word
  • Verbesserung des Update-Prozesses
  • Kleinere Fehlerbehebungen und Geschwindigkeitsverbesserungen

Um auch in Zukunft die Wünsche unserer Anwender stärker berücksichtigen zu können, möchte ich an dieser Stelle auch noch einmal ausdrücklich auf unser neues Feature-Voting-System unter http://feedback.assfinet.de/forums/92211-ams-4 hinweisen, in dem jeder registrierte Anwender Vorschläge für zukünftige Verbesserungen und/oder Erweiterungen unterbreiten kann und für abgegebene Vorschläge seine Stimme abgeben kann.