Archive for September, 2009

Traveling Salesman – Visualisierung von Adressen mit Google Maps

Written by admin on 29. September 2009. Posted in AMS

Räumliches Vorstellungsvermögen ist eine wichtige Gabe – sie ermöglicht z.B. das Einschätzen von Entfernungen. Zu schade, dass die wenigsten Menschen derart mit räumlichem Vorstellungsvermögen gesegnet sind, dass sie aus einer Liste von Postleitzahlen direkt sehen können, wie schnell man von A nach B kommt und welche Orte nah beieinander liegen. Letzteres wäre zum Beispiel wichtig, wenn man die Ort bereisen möchte oder ein Anschreiben an Adressen in einer bestimmten Region vorbereitet.

Deshalb lernt AMS.4 jetzt etwas neues: Die Visualisierung von Adressen auf einer Landkarte. Zu Hilfe kommt uns dabei Google Maps, wo Orte auf Karten eingezeichnet und Routen berechnet werden können. In AMS.4 geht es dann so:

Aus der Kundenliste auswählen, welche Orte auf der Karte eingezeichnet werden sollen.

Auswahl von Adressen für Google Maps

Anzeige der Orte in Google Maps, mit Möglichkeit der Routenberechnung.

Anzeige von Orten in Google Maps

P.S.: Anmerkung für Informatiker – das berühmte „Traveling Salesman“-Problem, in dem die optimale Route für das Bereisen mehrerer Orte gefunden werden muss, lösen wir hier nicht – es können nur Routen zwischen zwei Orten eingezeichnet werden. Dafür bleibt dann Raum für Spontanität, wenn zwischen den Reisezielen A und B zum Beispiel der Ort C mit einer überregional bekannten Pizzeria lockt.

Kampf dem Scannen!

Written by admin on 23. September 2009. Posted in AMS, BiPRO

In dieser an Wahlkampfparolen reichen Zeit besteht kein Mangel an Forderungen aller Art. Alles, so wird einem versprochen, wird besser – und zwar ohne, dass irgendwo eingespart wird oder Steuern erhöht werden müssen. Da wollen wir uns natürlich dem Zeitgeist nicht entziehen und stimmen in die utopistischen Heilsversprechen mit ein.

Da wir uns aber als Hersteller von Maklerverwaltungssoftware nur mit ganz eng eingegrenzten, dafür aber umso besser beschreibbaren Problemen befassen, sind unsere Utopien etwas bescheidenerer Natur. Zum Beispiel möchten wir hunderte und tausende von Menschen von der Ödnis des täglichen Scannens von hunderten und tausenden Dokumenten erlösen. Nur ganz besonderen Persönlichkeiten ist es ein inneres Bedürfnis, jeden Tag Papierstapel zu sortieren, auf den Scanner zu legen, durchzulesen, Kunden oder Verträgen zuzuordnen, zu archivieren und Arbeitsanweisungen oder Termine dafür zu erstellen. Viele Leute fragen sich eher, warum es den Ausdruck der Dokumente auf Papier und den physikalischen Transport überhaupt noch gibt,  wenn die Dokumente beim Erzeuger ursprünglich als Daten vorhanden waren und am Ende wieder zu Daten werden sollen – und wie es einfacher gehen könnte.

Also: Was wäre, wenn der Schriftwechsel von Versicherern, der zu 90% in Kopie dem Makler ebenfalls zugesandt wird, elektronisch abgeholt und automatisch in der Verwaltung des Maklers abgelegt werden könnte? Dann könnte man sich das Scannen der Policen und Nachträge sparen, und mühelos den ganzen weiteren Schriftwechsel des Versicherers direkt griffbereit in der Verwaltung haben.

Dieses Verfahren zu etablieren verspricht die BiPRO-Norm „Übertragung von Dokumenten und GDV-Daten“, von der an dieser Stelle schon häufiger die Rede war. Die Funktionalität zum Empfangen und automatischen Zuordnen von Dokumenten ist in AMS.4 schon seit einiger Zeit vorhanden, aber die Dokumentquellen – die Versicherer – sprudeln noch nicht wirklich ergiebig.

Gerade heute fand aber ein erneutes Treffen statt, bei dem weitere Versicherer konkrete Absichten offenbart haben, das Verfahren zur Übertragung von Dokumenten zu unterstützen. Schon bald wird es die ersten „produktiven“ Partner geben, und zu dem Zeitpunkt werden wir bei AssFiNET zum Aufbruch blasen und die Idee in der Breite bewerben. Solange das noch nicht der Fall ist, bleiben uns nur die Mittel der Politik: die Leidenden zum Durchhalten ermutigen und versprechen, das bald alles besser wird. Ehrlich!

Momente im Leben eines Dokuments

Written by admin on 10. September 2009. Posted in AMS

Dokumente und Briefe sind wichtige Unterlagen, deren Lebensweg sich zu verfolgen lohnt. Schließlich lässt sich unter Umständen anhand der Daten zu einem Dokument oder Brief belegen, dass eine bestimmte Aktivität stattgefunden hat oder wann ein Schreiben eingegangen ist.

Deshalb werden bestimmte Momente im Leben von Dokumenten und Briefen in AMS als Datumsfelder festgehalten. Dies sind im einzelnen:

  • Erstellt„: Wann wurde die erste Version erstellt?
  • Archiviert„: Wann wurde die Unterlage in AMS abgelegt?
  • Bearbeitet„: Wann wurde der Brief zuletzt bearbeitet?

Briefe und Dokumente werden in AMS zusammen im „Postbestand“ abgelegt, damit sowohl für eingehende wie auch für ausgehende Unterlagen eine vollständige Akte entsteht. Briefe und Dokumente unterscheiden sich aber in einem wichtigen Punkt: Aus AMS erstellte Briefe lassen sich immer nachträglich bearbeiten (es sei denn, sie wurden als PDF abgelegt), Dokumente hingegen können nicht bearbeitet werden.

Für Briefe sind „Archiviert“-Datum und „Erstellt“-Datum also immer gleich – sie werden direkt bei Erstellung archiviert. Sie können mehrfach bearbeitet werden, aber nur das letzte Bearbeitungsdatum (und der letzte Bearbeiter) wird gespeichert.

lebenbrief

Bei Dokumenten, die zunächst als Datei nach AMS eingelesen werden, sieht es anders aus. Als „Archiviert“-Datum gilt dort immer das Tagesdatum, an dem das Dokument eingelesen wird. Das „Erstellt“-Datum liegt aber in der Praxis immer vor dem Archivierungsdatum. Es wird zunächst aus dem Änderungsdatum der Datei vorbelegt, kann aber bei der Archivierung noch per Hand überschrieben werden (um z.B. das Datum des Eingegangen-Stempels zu verwenden).

lebendokument

Das „Erstellt“-Datum kann weder bei Briefen noch bei Dokumenten nachträglich geändert werden. Es soll damit verhindert werden, dass die Chronologie nachträglich durcheinander gebracht werden kann; der AMS-Postbestand gewinnt damit an Aussagekraft.