Archive for August, 2008

Handbuch / Hilfe für AMS.4: neuer Rekord …

Written by admin on 25. August 2008. Posted in AMS

AMS.4 verfügt bekanntlich über eine kontextsensitive Hilfe, die über die Taste F1 an beliebigen Stellen im Programm weitere Informationen bietet, aber auch Seite für Seite durchgelesen werden kann. Dank des Werkzeugs, mit dem wir die Hilfeseiten bearbeiten, können die gleichen Inhalte auch in Form eines zusammenhängenden Handbuchs im PDF-Format ausgegeben werden – erhältlich aus dem AMS.4-Menü Hilfe->Handbuch als PDF herunterladen.

Derzeit überarbeiten wir die Hilfe für das nächste AMS.4-Update (das übrigen ein paar interessante Neuerungen zu bieten hat, später mehr dazu). Dabei hat die Handbuch-Version jetzt erstmals die 300-Seiten-Marke überschritten (Inhaltsverzeichnis) … ist das gut oder schlecht? Ich denke, eher gut – eine Software, die viele Möglichkeiten bietet, braucht auch viel Dokumentation. Man muss ja nicht alles lesen – über die kontextsensitive Hilfe kommt man in der Regel schnell zu den Inhalten, die gerade relevant sind.


Datenschutz – was bietet AMS.4?

Written by admin on 21. August 2008. Posted in AMS

Mit der üblichen öffentlichen Aufgeregtheit wird derzeit in den Medien um den Datenschutz diskutiert – Auslöser ist die illegale Weitergabe von Kundendaten („Illegaler Datenhandel“ – „Datenskandal“).

Datenschutz fängt natürlich nicht erst an, wenn die Daten in einer Datenbank gespeichert sind, sondern schon bei der Erfassung (die Stichwörter „Datenvermeidung“ und „Datensparsamkeit“ sind hier unvermeidlich). Aber sind die Daten einmal da, müssen sie gegen unberechtigte Zugriffe geschützt werden – dabei darf der Schutz andererseits nicht so weit gehen, dass die alltäglichen Aufgaben nicht erfüllt werden können, weil die notwendigen Daten nicht einsehbar sind. Soweit, ganz vereinfacht, die Grundlagen.

Und wie funktioniert das in AMS.4?

PDF-Format statt RTF?

Written by admin on 20. August 2008. Posted in AMS

„Früher war alles besser“. Vor allem damals, als E-Mail noch nicht weit verbreitet war. Da wurden Briefe oder Faxe versendet, wenn man etwas mitzuteilen hatte, und Dateiformate spielten keine Rolle: Beim Empfänger kam das Schreiben einfach als Papierdokument an, und als AMS-Anwender konnte man das Schreiben im eigenen Archiv als Word-Datei im RTF-Format ablegen.

Dann kam E-Mail, und die Frage der Dateiformate.

„Soll ich meinen Inhalt direkt in den Nachrichtentext der E-Mail schreiben? Oder doch lieber als Dateianhang? Wenn ich einen Dateianhang schicke, welche Formate kann der Empfänger wohl lesen? Hat er einen Acrobat Reader, um PDF-Dateien zu lesen? Wird der Inhalt wohl richtig angezeigt, wenn ich die Datei im RTF-Format sende und der Empfänger nicht Microsoft Word sondern ein anderes Programm zur Anzeige nutzt?“

Und, nicht ganz unwichtig: Wie steht es mit der Veränderbarkeit der Datei? Ein Empfänger könnte ja theoretisch den Dateiinhalt manipulieren, und später stünde was den Inhalt angeht Aussage gegen Aussage.

Jeder löst diese Probleme unterschiedlich. Glücklicherweise unterstützt AMS beim Mailen aus dem System heraus seit geraumer Zeit unterschiedliche Möglichkeiten:

  • Wenn ein Brief in Word geschrieben wird, kann er als RTF-Datei an eine E-Mail angehängt werden.
  • Wird die Option „Erstes RTF-Dokument als Mailtext statt als RTF senden“ aktiviert, kann der gleiche Inhalt auch als Mailtext statt als angehängte Datei gesendet werden (unter Verlust von aufwendiger Formatierung – reiner Mailtext).
  • Da jegliche in DMS archivierte Dateien an eine E-Mail aus AMS angehängt werden können, können auch beliebige andere Dateiformate mittransportiert werden, die vorher als Datei vorhanden waren.

Was fehlt also? Richtig: die Möglichkeit, ein in Word erstelltes Schreiben direkt als PDF-Datei an eine E-Mail anzuhängen. Diese Frage hören unsere Support-Mitarbeiter häufiger, und die derzeit empfohlene Lösung ist folgende:

  1. Installieren Sie einen PDF-Druckertreiber (z.B. PDFFactory, erhältlich bei http://www.context-gmbh.de/)
  2. Erstellen Sie das Schreiben in Word und drucken Sie es in eine PDF-Datei (damit gibt es übrigens auch die Möglichkeit, Druckausgaben mehrerer Programme in eine einzige PDF-Datei zu bündeln: siehe Artikel in diesem Blog)
  3. Hängen Sie die erstellte PDF-Datei an die E-Mail an.

Regelmäßig werden wir gefragt, ob das nicht auch schöner und ohne Zusatzsoftware ginge. Die Antwort ist regelmäßig: nein, denn AMS kann die RTF-Dateien nicht selber in eine PDF-Datei drucken – dafür müsste die gesamte Layout-Logik von Word nachgebaut werden (der Programmcode, der die Beschreibung eines Dokumenttexts in eine gedruckte Seite mit Layout und Bildern verwandelt). Da AssFiNET Microsoft weder Konkurrenz machen kann noch will, ist das nicht möglich. Es muss also immer Fremdsoftware benutzt werden, um den Sprung von RTF nach PDF zu schaffen.

Die gute Nachricht: Sowohl Microsoft Word 2007 (mit dem zusätzlich herunterzuladenen PDF-Plugin) wie auch der Konkurrent OpenOffice (www.openoffice.org) können PDF-Dateien direkt erzeugen. Derzeit bauen wir für diejenigen, die eins der beiden Produkte einsetzen, eine Unterstützung für den PDF-Druck in AMS.4 ein. Dann kann aus AMS heraus ein Brief in Word oder OpenOffice geschrieben werden, der beim Sender de E-Mail aus AMS direkt in PDF umgewandelt wird.

Fragen? Anmerkungen? Bitte diesen Artikel kommentieren …

Rechnungswesen: Was tun, wenn der gesuchte Eintrag fehlt?

Written by admin on 12. August 2008. Posted in AMS

Haben Sie das schon erlebt? In einer Liste (z.B. zu druckende Rechnungen) sollte ein bestimmter Datensatz eigentlich erscheinen, aber er fehlt. Jetzt beginnt die Suche, woran es liegen kann – es gibt ja nicht wenige Einstellungsmöglichkeiten für Verträge, mit denen das Verhalten von AMS.4 angepasst werden kann.

Für solche Gelegenheiten kommen hier zwei Checklisten für das neue Rechnungswesen, die zukünftig (mit einigen anderen Erweiterungen) in der AMS.4 Hilfe zu finden sein werden:

Was tun, wenn eine erstellte Rechnung nicht unter „Rechnungen/Mahnungen drucken“ erscheint?

Die folgenden Punkte sollten geprüft werden:

  • Wurde die Rechnung bereits gedruckt? Das kann durch Selektion der Rechnung im Abrechnungsjournal geprüft werden – bei einer noch nicht gedruckten Rechnung muss das Feld „Druckdatum“ leer sein.
  • Ist am Vertrag das Merkmal „RG-Druckstop“ (Abschnitt „Sonstiges“) gesetzt? Wenn ja, werden zu diesem Vertrag grundsätzlich keine Rechnungen gedruckt (z.B. für Dauerrechnungen).
  • Liegt das Fälligkeitsdatum der gesuchten Rechnung möglicherweise nach dem in der Selektion angegeben letzten Fälligkeitsdatum?
  • Wurde die Selektion der Rechnungen auf bestimmte Zahlungsarten oder Empfänger eingeschränkt?

Was tun, wenn eine erwartete Fälligkeit nicht in der Liste unter „Inkassofälligkeiten buchen“ auftaucht?

Die folgenden Punkte können geprüft werden:

  • Ist im betreffenden Vertrag unter „Grunddaten“ das Häkchen für „Inkasso“ gesetzt?
  • Ist im betreffenden Vertrag unter „Provisionen“ über die Felder „Prämienrechnungen ab“ und „Prämienrechnungen bis“ der Zeitraum eingeschränkt, in dem für den Vertrag Fälligkeiten gebucht werden können?
  • Stimmen im Vertrag Zahlweise und Ablaufdatum? Die Fälligkeiten werden vom Ablaufdatum ausgehend je nach Zahlweise berechnet, z.B. bei Ablauf 1.10. und vierteljährlicher Zahlweise die Fälligkeiten 1.10., 1.7., 1.4., und 1.1.
  • Ist die Selektion der Fälligkeiten unter „Inkassofälligkeiten buchen“ auf bestimmte Verträge (z.B. Sparte, Kunde, …) oder einen bestimmten Zeitraum eingeschränkt?

Beispielformular für Beratungsprotokolle in EU Doku +

Written by admin on 8. August 2008. Posted in EU Doku +

Als vollständig anpassbares System zur Erstellung von Beratungsprotokollen gibt EU Doku + dem Anwender alle Freiheit, die Druckausgabe der Protokolle anzupassen. Mit der Freiheit kommt die Komplexität: nicht jeder möchte sich damit beschäftigen, die Druckformulare auf seine Bedürfnisse zuzuschneiden.

Als Alternative zum sehr schlichten Standard-Formular, das mit EU Doku + zusammen ausgeliefert wird, möchte ich hier eine andere Variante als Ausgangspunkt für eigene Anpassungen vorstellen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, um die Vorlagen zu übernehmen:

1. In EU Doku + unter „Drucken“ die Option „Formulare bearbeiten“ wählen und das zu bearbeitende Formular auswählen (innere oder äußere Vorlage). Dann den Inhalt der entsprechenden zum Download bereitgestellten Datei per „Copy and Paste“ (Strg-C, Strg-V) dort hineinkopieren.

2. Die Dateien direkt kopieren. Dazu muss unterhalb des AMS-Programmverzeichnisses der Ordner „templates“ ausfindig gemacht werden (abhängig von der Art der Installation – entweder direkt im AMS-Programmverzeichnis oder im AMS-Anwendungsdatenverzeichnis). Dann die Dateien dorthin kopieren (Achtung: vorher die dort vorhandenen Dateien sichern!).

Hier ist ein Beispiel für eine Druckausgabe mit den geänderten Vorlagen.

Die Anpassung der Vorlagen hat übrigens (mit reichlich Word-bedingten Formatierungsproblemen …) ca. 1.5 Stunden gedauert. Eine optisch gefälligere Gestaltung ist natürlich mit allen Word-Bordmitteln möglich, aber war hier nicht erwünscht, damit die Vorlage noch in alle „Corporate Identities“ von AMS-Maklern passt …

Feedback ist erwünscht!

Neues Layout

Written by admin on 8. August 2008. Posted in AssFiNET

Das Entwicklerblog nähert sich im Aussehen jetzt der AssFiNET-Website an.

Ausgabe von Zahlen mit Tausendertrennung

Written by admin on 1. August 2008. Posted in AMS

Es gibt gravierende Unterschieden zwischen Menschen und Taschenrechnern. Taschenrechner akzeptieren klaglos große Zahlen und rechnen entweder immer richtig (in ihren jungen Jahren) oder gar nicht mehr (wenn die Batterien leer oder der Rechner defekt ist). Ganz anders die Menschen: ob das Ergebnis einer Rechnung etwas richtiger oder eher falsch ist, hängt ganz von Tageszeit, Promillegehalt und Dioptrienzahl ab. Selbst wenn doch ein Taschenrechner benutzt werden soll, kann da schon richtige Lesen und Erkennen einer Zahl über Wohl oder Wehe entscheiden.

Deshalb erfand der Mensch den Tausender-Trennstrich, damit wenigstens das Lesen von Zahlen etwas einfacher wird.

Die gute Nachricht: auch in AMS können Zahlen natürlich mit Tausendertrennstrichen formatiert werden. Dafür wird die wenig bekannte Funktion „ams_exp()“ verwendet. Ein Beispiel für die Ausgabe:

Und so sieht das entsprechende Briefformular aus