Archive for Juni, 2008

Mitarbeiter auf neu eingegangene Dokumente hinweisen

Written by admin on 26. Juni 2008. Posted in AMS

Ein kleiner Nebeneffekt aus der Reorganisation der Termine (und ehemaligen Jobs und Kontakte) in der aktuellen AMS.4-Version (3.5): Früher bekamen wir bei AssFiNET ab und an die Anregung, dass ein Benutzer direkt einen Hinweis in der Statusliste bekommen sollte, wenn ihm ein Dokument neu zur Bearbeitung zugewiesen wurde – ähnlich wie bei den damaligen „Jobs“, bei denen direkt alarmiert wird.

Das geht nun seit der Vereinheitlichung von Terminen und Jobs über den Wiedervorlagetermin:

  1. Dokument einscannen oder in AMS einlesen. Das Dokument steht anschließend im Dokumenteingang und kann dort gesichtet werden.
  2. Wer das Dokument sichtet, kann u.U. schon erkennen, welcher Mitarbeiter sich damit beschäftigen muss, und zu welchem Kunden oder Vertrag das Dokument gehört. In diesem Fall kann das Dokument direkt zugeordnet werden (Zuordnung zu Kunde, Vertrag, Schaden, Gesellschaft, Vermittler, Adresse)
  3. Nach der Zuordnung fragt AMS nach den weiteren Dokumentdaten (Titel, Kommentar, Schlagwörter, Ordner, …). Hier gibt es ebenfalls die Funktion „Termin anlegen“.
  4. Wird nun ein Termin angelegt, dem betreffenen Mitarbeiter zugeordnet und dort das Häkchen für „Alarm aktiviert“ gesetzt, erhält der Mitarbeiter nach einigen Sekunden einen entsprechenden Hinweis am unteren Rand seines AMS-Fensters.

Ein kleiner Haken sei nicht verschwiegen: Man kann dem Termin nicht direkt ein Dokument zuordnen – u.U. ist also im Text des Termins ein Hinweis auf das Dokument nötig, nach dem Muster „Bitte Police prüfen, Dokument befindet sich im Postbestand“.

Eigendefinierter Vertragsspiegel

Written by admin on 24. Juni 2008. Posted in AMS

Der Vertragsspiegel ist eine praktische Sache. Nicht nur weil er in seiner „Standard“-Form schon einen recht ansehnlichen Ausdruck der Verträge eines Kunden (oder auch weiterer Kunden) ausgibt, sondern auch, weil er in seiner „eigendefinierten“ Form komplett anpassbar ist. Leider weiß aber kaum jemand von dieser Möglichkeit. In diesem Artikel kommt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung des eigendefinierten Vertragsspiegels.

Terminnotizen mit Zeilenumbrüchen ausdrucken

Written by admin on 20. Juni 2008. Posted in AMS

Wenn man diesen Termin:

Termin mit Zeilenumbruch

derzeit ausdruckt, erscheint das folgende Druckbild:

Termindruck ohne Zeilenumbruch

Was fällt auf?

Richtig, die Zeilenumbrüche werden nicht gedruckt. Wer die Zeilenumbrüche im Druckbild sehen will, hat zwei Möglichkeiten:

1. Warten auf das nächste größere Update von AMS – da wurde die Darstellung von AMS-Inhalten auf RTF-Drucken generell überarbeitet.

2. Neues Druckformular einspielen: Laden Sie die folgende Datei herunter: Terminformular.ams, speichern Sie die Datei in einem beliebigen Verzeichnis auf Ihrem Rechner, führen Sie anschließend in AMS im Hauptmenü die Funktion „Datei -> Importieren -> AMS-Datei importieren“ aus und wählen dort die soeben gespeicherte Datei aus. Nach dem Import sind die Zeilenumbrüche im Termindruck sichtbar.

Termindruck mit Zeilenumbrüchen

Einrichten und Dekorieren von Terminen

Written by admin on 11. Juni 2008. Posted in AMS

Alltagsszenen: Familie Meier beschließt am Wochenende, die Wohnzimmereinrichtung umzuräumen. Auf die Grundzüge einigt man sich schnell (Fernseher weiter in die Ecke; Sofa auf die andere Seite; dann kann die Morgensonne schön auf die Terrakottafliesen strahlen, etc. etc. …), und dann geht es frisch ans Werk. Sechs tatkräftige Armen packen an, räumen, werkeln und schieben. Nachdem sich der Staub gelegt hat, ist das Ergebnis eigentlich zufriedenstellend – zumindest ist der Lichteinfall durch die Fenstertür jetzt wirklich schön, aber spiegelt sich da nicht etwas im Fernseher? Und da ist doch durch die neue Sofaposition ein Teppichfleck sichtbar geworden! Es hilft nichts: noch ein bißchen Feinarbeit ist gefragt, um das Werk zu vollenden.

An dieser Stelle im Blog darf man sich berechtigterweise fragen, was bundesdeutsche Wohnzimmerdramen mit Software zu tun haben sollen. Die Antwort will ich nicht schuldig bleiben:

Der Wohnzimmerumbau bei uns ist der große Umbau der Termine, Kontakte und Jobs (siehe auch Blog-Artikel zum Update). Einige Fein- und Aufräumarbeiten fanden im darauffolgenden Update (Version 3.5.2) statt. Was in Version 3.5.2 (aktuelle Version) schon realisiert ist:

  • Farbliche Kennzeichnung von Benutzern im Kalender. Einfach in den Benutzereinstellungen eine Farbe vergeben …
    Benutzerfarbe

    … und dann Farbe und Stereo im Kalender:
    Kalender mit farbigen Terminen
  • Das Terminfenster merkt sich die Benutzer, die zuletzt selektiert waren.

Aber immer findet man etwas, was noch besser funktionieren könnte. Ein paar Beispiele, die schon für die nächste Version realisiert sind (Update noch nicht verfügbar):

  • Das Fenster für die Bearbeitung von Terminen wurde bisher immer als Dialog angezeigt, d.h. als separates Fenster, so dass in AMS nicht parallel weitergearbeitet werden kann, während ein Terminfenster geöffnet ist. Dies ist nun einstellbar: Menüpunkt „Termine im selben Fenster öffnen“ in der Terminliste. Ist die Option aktiviert, kann in andere AMS-Fenster gewechselt und dort weitergearbeitet werden, während ein Termin geöffnet ist.
  • In der Monats- und Wochenansicht wurde bei Neuanlage eines Termins immer der erste angezeigte Tag der Monats-/Wochenansicht als Datum für den Termin vorbelegt. Jetzt wird der aktuell ausgewählte Tag verwendet.
  • Wenn in der Terminliste die Termine mehrere Benutzer selektiert waren, wurden bei Neuanlage von Terminen wurde als Benutzer der erste ausgewählte Benutzer vorbelegt. Geändert auf den aktuell angemeldeten Benutzer.
  • Problem behoben: Nach Aktualisieren der Terminliste waren Termine aller Benutzer sichtbar, auch wenn vorher nur Termine bestimmter Benutzer angezeigt wurden.
  • Problem behoben: Wenn die Kalenderansicht soweit verkleinert wurde, dass sie nicht mehr sichtbar ist, und das Terminfenster verlassen wurde, konnte die Kalenderansicht nach neuem Aufruf der Terminverwaltung nicht mehr sichtbar gemacht werden (da die Größe der Kalenderansicht gespeichert wird).

Wer hat noch Ideen hat zur Verschönerung dieses virtuellen Wohnzimmers? Die AMS-Kommission für Stilfragen würdigt jeden zielführenden Hinweis mit Gratis-Tipps zur familiären Konfliktbewältigung (Alternativ: lobende Erwähnung in diesem Blog).

Support bei AssFiNET

Written by admin on 9. Juni 2008. Posted in AMS, EU Doku +

Zitat des Support-Zuständigen bei AssFiNET von letzter Woche: „Keine Mails, keiner ruft an – wir können zumachen!“.

Vielleicht ist das etwas übertrieben formuliert, aber tatsächlich ist es so, dass im Moment recht wenig Supportanfragen von AMS- und EU-Doku-Anwendern eingehen. Und das bei stetig steigender Zahl von Anwendern.

Vielleicht ist die Qualität der Software einfach zu gut geworden? Oder das Zusammentreffen von gutem Wetter und Fußball-EM stürzt Deutschland dieses Jahr verfrüht in das Sommerloch …