Archive for Dezember, 2007

Datumsgaben in Textformularen

Written by admin on 27. Dezember 2007. Posted in AMS

In diesem Artikel ging es vor ein paar Tagen am Rande auch darum, wie in ein Textformular der Vortag eines Datums eingedruckt werden kann – z.B. bei einem Vertragsablauf „01.01.2008“ stattdessen „31.12.2007“. Das Problem wurde über eine spezielle Textformel gelöst, die vom Ablaufdatum einen Tag abzieht und das Ergebnisdatum ausgibt. Was kann man noch mit Datumsfunktionen in AMS-Textformularen machen?

Weithin bekannt ist, dass AMS beim Schreiben von Briefen diverse Kunden- und Vertragsdaten mit in den Brief hineinziehen kann, so dass z.B. Adressfelder oder Versicherungsscheinnummern nicht abgetippt werden müssen. Das geschieht, indem sogenannte Textvariablen in die Briefvorlage eingefügt werden. Es gibt Standardtextvariablen und Feldvariablen – beide Arten und ihre Anwendung sind in der AMS-Hilfe beschrieben.

Weniger bekannt ist, dass neben den vorgegebenen Variablen auch „Formeln“ in Briefvorlagen verwendet werden können. Mit Hilfe der Formeln kann mit den Daten aus AMS „gerechnet“ werden – z.B. Zahlen addieren, Text verändern, oder auch Datumsangaben nach vorne oder hinten verschieben.

In AMS kann dabei in den Formeln die „Clipper/dBase“-Sprache verwendet werden, die schon seit den ersten AMS-Versionen unterstützt wurde (Anmerkung hierzu: AMS.4 selbst basiert allerdings NICHT selbst auf Clipper – für die Formeln kommt die Sprache aber noch zum Einsatz, damit auch Textformulare und Formeln korrekt dargestellt werden, die unter Vorversionen von AMS.4 erstellt wurden).

Hier nun einige Beispiele für Textformeln, mit denen sich Datumsangeben berechnen lassen:

  • Gestern: [date()-1]
  • Heute in sieben Tagen:[date()+7]
  • Das aktuelle Jahr:[year(date())]
  • Der aktuelle Monat:[month(date())]
  • Der aktuelle Tag: [day(date())]
  • Heute in einem Jahr: [strzero(day(date()),2)+ "."+strzero(month(date()),2)+ "."+strzero(year(date()+1),4)]

In den obigen Beispielen kann statt der Funktion date(), die das aktuelle Tagesdatum zurückliefert, auch ein beliebiges Datum aus AMS einfügt werden – z.B. der Ablauf eines Vertrags per dc("+++007",2).

Soll nun statt der Zahl des aktuellen Monats (z.B. 12 für Dezember) der Monatsname angezeigt werden, wird es komplizierter. Da AMS keine Funktion zur Verfügung stellt, mit der sich nur der reine Monatsname ausgeben lässt, muss der Monatsname z.B. aus einer Liste von Monatsnamen ausgeschnitten werden, was die zugehörige Formel etwas unhandlich macht (Achtung: Anzahl der Leerzeichen ist entscheidend, kann aber hier im Blog nicht richtig wiedergegeben werden – korrekte Version bitte aus der RTF-Datei entnehmen):

[substr("Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember ",(month(date())-1)*10+1,10)]

Alle erwähnten Formeln habe ich, um fehleranfälliges Abtippen zu vermeiden, auch in Form einer RTF-Datei zur Verfügung gestellt, aus der die Texte und Formeln per Ausschneiden und Kopieren in eigene Formulare übernommen werden können: Datumsformeln in RTF

Jahresende in der Grafschaft

Written by admin on 20. Dezember 2007. Posted in AssFiNET

Bei AssFiNET geht in der frostig kalten Voreifel jetzt allmählich das Jahr zuende.

Im Support werden typische Jahresendprobleme (Indexanpassung bei Verträgen, Vorbereitung von großen Rechnungsläufen, …) abgearbeitet – dieses Jahr ein bisschen weniger, da im Gegensatz zum Jahreswechsel 2006/2007 diesmal keine große Versicherungssteueränderung ins Haus steht.

In der Standard-Entwicklung wird munter am nächsten AMS.4-Release geschraubt, zu dem es hier ja schon das eine oder andere zu lesen gab.

Die Kollegen von der Entwicklung im Projektgeschäft bearbeiten wie immer dringende Datenübernahmen, Erweiterungen, Sonderwünsche und Anpassungen …

Im Namen aller Mitarbeiter bei AssFiNET wünsche ich erholsame Feiertage und einen „reibungslosen“ Jahreswechsel!

Vertragsablauf, 24:00 Uhr und die VVG-Reform

Written by admin on 12. Dezember 2007. Posted in AMS, Support

Der Gesetzgeber hat gesprochen – nach Neufassung des Versicherungsvertragsgesetzes heißt es nun in §10:

Ist die Dauer der Versicherung nach Tagen, Wochen, Monaten oder einem mehrere Monate umfassenden Zeitraum bestimmt, beginnt die Versicherung mit Beginn des Tages, an dem der Vertrag geschlossen wird; er endet mit Ablauf des letzten Tages der Vertragszeit.

Was zunächst harmlos klingt, hat Auswirkungen: Waren bisher Policen üblich, auf denen die Dauer mit „1.1.2007, 12:00 bis 1.1.2008, 12:00“ angegeben wurde, so müssen diese Verträge demnächst formal lauten „1.1.2007, 0:00 bis 31.12.1007, 24:00“. Durch die gesetzliche Änderung sollen bei Neuabschluss von Verträgen Deckungslücken (alter Versicherer: bis 31.12., 24:00 – neuer Versicherer: ab 1.1., 12:00) oder Überschneidungen/Mehrfachversicherungen (alter Versicherer: bis 1.1., 12:00 – neuer Versicherer: ab 1.1., 0:00) vermieden werden.

Aber was heißt das für die Verwaltung von Verträgen in AMS? Was ist nun das echte Ablaufdatum? Der Versuch einer Antwort.

Dateigröße von RTF-Dateien mit Bildern reduzieren

Written by admin on 10. Dezember 2007. Posted in AMS

Viele AMS-Anwender werden es schon erlebt haben: Wenn in Textvorlagen und Briefen aus AMS heraus Grafiken verwendet werden, entstehen beim Speichern der Texte in AMS recht große RTF-Dateien.

Um diese Dateien kleiner zu bekommen, gibt es zwei Wege:

  1. Grafiken nicht im Dokument speichern, sondern als „Verknüpfung“ anlegen. Dazu muss beim Einbinden der Grafik in Word (z.B. Menü „Einfügen -> Grafik -> Aus Datei“) beim Auswählen der Grafikdatei die Option „Verknüpfung zu Datei“ angekreuzt werden.
    Dieses Verfahren hat den Vorteil, das – vor allem bei häufig verwendeten Grafiken wie Unterschriften oder Briefkopf-Logos – nicht bei jedem gespeicherten Dokument auch die Grafik mitgespeichert werden muss. Nachteil: Die Grafikdatei muss im Netzwerk so abgelegt sein, dass alle Benutzer darauf zugreifen können, und sollte dort nicht gelöscht werden – sonst kann die Grafik auch beim Aufruf alter Dokumente aus AMS nicht angezeigt werden.
  2. Speicherformat für RTF-Dateien in Word ändern. Im RTF-Format werden die Größen von eingebundenen Grafiken in der Datei um ein vielfaches größer, da sie von Word doppelt (in zwei verschiedenen Formaten) gespeichert werden. Schaltet man die Speicherung der Grafiken als „Metafile“ aus, werden die danach gespeicherten Dokumente wesentlich kleiner. Eine Anleitung dazu gibt Microsoft (KnowledgeBase Artikel 224663) oder z.B. PC-Welt (Link zum Artikel).
    Vorteil: Die Dateigröße sinkt bei allen gespeicherten Dokumenten, auch wenn Grafiken fest in das Dokument eingebunden werden. Nachteil: Wenn eine Grafik in jedem geschriebenen Brief verwendet wird, wird sie weiterhin in jedem geschriebenen Brief gespeichert – landet also mithin hundertfach in der Datenbank. Die benötigte Einstellung für Word ist leider nur für geübte Anwender umzusetzen und muss für jeden Arbeitsplatz separat gemacht werden.

Vom AssFiNET-Support wurde bis jetzt immer die erste Methode (Verknüpfung) empfohlen. Auf die zweite Möglichkeit, die eigene Vorteile bietet, wurden wir kürzlich von einem Anwender aufmerksam gemacht – herzlichen Dank hierfür!

Preview auf das nächste AMS-Release: AP-Ansprüche

Written by admin on 4. Dezember 2007. Posted in AMS

Was möchte man, wenn ein Vertrag abgeschlossen wurde, für den eine Abschlussprovision fließen wird? In vielen Fällen: kontrollieren, ob die Provision tatsächlich und in der richtigen Höhe gezahlt wird. Und, wenn Untervermittler involviert sind, deren Anteile an der Abschlussprovision für die Abrechnung freigeben.

Das kann in AMS im Moment einfach durch Eintragung eines AP-Betrags im Vertrag bewerkstelligt werden. In der Provisionskontrolle erscheinen dann bei Selektion „AP“ alle derartigen Verträge, die eingegangenen Provisionen können gebucht werden. Im „neuen“ Rechnungswesen in AMS.4 gibt es noch eine zusätzliche Möglichkeit: Über „Provisionsanspruch buchen (AP)“ kann direkt am Vertrag eine eingegangene Provision gebucht werden.

Was gibt es im Moment in AMS noch nicht? Da zu einem Vertrag nur ein AP-Betrag eingegeben werden kann, fehlt derzeit die Möglichkeit, zu einem Vertrag weitere zu erhaltene einmalige Provisionen als Erinnerungsposten vorzumerken – z.B. Dynamikprovisionen oder weitere Abschlussprovisionen aus Vertragserweiterungen oder Kapitaleinzahlungen. Diese weiteren Provisionen lassen sich zwar problemlos bei Eingang buchen – aber ein Vermittler oder Sachbearbeiter kann nur schwer die Information im System hinterlegen, dass eine Provision kommen soll.

Das leisten ab dem nächsten AMS-Release (nur im neuen Rechnungswesen!) die „AP-Ansprüche“. Aus den Update-Infos:

Zu in AMS angelegten Verträgen können nun auch sogenannte „AP-Ansprüche“ erfasst werden. Dies sind Erinnerungsposten für einmalige Provisionen (Abschluss- oder Dynamikprovisionen), die später bei Eingang über die Provisionskontrolle gebucht werden können. Über die AP-Ansprüche können zu einem Vertrag mehrere zu erhaltene einmalige Provisionen (neben der AP z.B. Provisionen aus Dynamik, zusätzlichen Personen in Personenverträgen, weiteren Einzahlungen in Investmentsparten) vorgemerkt werden.